発案から10日で107名の大宴会を開催した話(メール一括作成GASつき)
やっと書けた!! in 飛行機
基本的に、ずっと酒を飲んでいる話です。
おいしいお店を知りたい方はぜひぜひ読んでみてください。
前置き
3/18(土)、トヨタコン…
我々控えめレートコーダーには、夢のまた夢の話…
そんな夢の日の10日前、おにころくん a.k.a えてぃすさんが、こんなことを言っていました
競プロer飲み会したい、3/18のトヨタ決勝で結構人集まるんかな
— Etis (@EtisingC) 2023年3月8日
とりあえず何人くらい来そうかアンケート取るところからはじめてみます!
— burioden (@burioden) 2023年3月8日
そして、アンケートを取ったところ
3/18(土) 競プロer飲み会 @ 池袋
— burioden (@burioden) 2023年3月8日
19:00〜22:00で開催されるとしたら…?
「開催されるんだ!」の空気になってしまい、やべえ、と、とりあえず店を探すところからはじめました。
ちなみにわたしはこの期間中ずっと池袋と渋谷を勘違いしたり、足し算ができなかったり、自分を人数に入れ忘れたりなど、トップオブドジをかまし続けました。
お店を決める
翌日、すぐにお店を決めなければ…とぐーぐるおばけになりました。
- 歓送迎会シーズン
- 土曜日の渋谷
- 1週間後
という3つが重なっているため、探すのはかなり難しいだろうなあ…と、とりあえずぐるなびにて「100名 宴会」と検索
- 大手チェーン(安心と信頼の味と価格とサービス)
- 駅近(泥酔者が出た場合、帰しやすくするため)
- 飲み放題コース(代金を集めやすくするため、定額ぴったり3000円)
を条件に、電話をかけたところ、なんと1店舗めの土間土間 渋谷宮益坂店でHIT。空いてはいるが、店長さんから折り返しますとのことで、酒を飲みつつ待つ。
この日は東京ミート酒場 浅草橋店で友達と酒を飲んでいました。
ここはなんでもおいしいですが、特にミートソースパスタがやばいです。油そば的なスタイルで、チーズを練り込んだ麺だけでもおいしいのに、濃厚なミートソースを下からぐるりと掻き出した瞬間脳に刻まれるうまさは、走馬灯に出てくること間違いなし。
折り返し店長さんからお電話があり、仮予約をしました。
- 確定を翌日20時にしてもよいか
- 最大収容可能人数
- 人数の最終確定日
- 会場のテーブル割
を伺い、ひとまず仮押さえ状態をお許しいただきました。
そして、2軒目のダンダダン酒場 浅草橋店に移動。
ここは焼き餃子も水餃子もおいしいですが、おすすめは、餃子の皮を揚げたせんべいになんかうまい味噌がついてるやつ、です。紅茶ハイがあるのもポイント高いですね。
connpassで参加登録
規模と期間的にひとりでは絶対に無理なので、ゴリさんに協力していただき、相談しながら進めることにしました。
この時点でまだアンケートの匿名でしか人数把握ができておらず、ほんとうに100名規模になるか不明…
「誰が来るかわからないのに参加したくない」という意見を見つけ、たしかに会いたくない人とかいることもあるよなあ、と思い、Twitter連帯必須(誰だかわかる)状態でを条件に、connpassで参加登録をしていただくことにしました。
ゆるふわオンサイト開催の経験者であるゴリさんにconnpassページを立てていただき、わたしがちょろちょろいじりながら、まずは抽選で最大人数である147名をオープン状態で募集しました。
登録開始後2時間の時点で60名の参加登録があったため、お店に連絡をし「現状60名、今後100名になる可能性があります。予約確定でお願いします」と伝え、開催が現実になりました🎉
3/11(日)は月島のつくしやでもんじゃと酒をわははしてました。
こちらは年に1-2回、ほんとにだいじな友達を連れて行く、世界でいちばん好きなもんじゃ屋さんです。
店員さんが焼いてくれるタイプのお店で、すべてをプロの味で食べられますし、店員さんが下町!ってかんじで、めっちゃ居やすいです。居つきそうです。
心労で爆酔いして人生初財布なくしましたが、心優しい後藤さんという方が拾ってくださり、綺麗に帰ってきました。その節はたいへんご迷惑をおかけし、対処してくださりありがとうございました。
この酔い経験で、大宴会のリスク対策しっかりせんとな、と、胸に刻みました。
リスク対策
2名ではやはり無理(社会人、平日仕事マン)なのと、もう少し第三者な大人の意見が欲しかったため、きりさんに協力を仰ぎました。
この時点で、大きな懸念点が4つありました
- 未成年飲酒防止対策
- 飲酒時のトラブル対策
- 代金の徴収方法
- 飲み代のみ徴収のため、イベント系がなにもできない
未成年飲酒防止対策
こちらについては、chokudaiさんに相談させていただきました。というのも「トヨタコン懇親会でお酒出すから、そのまま酔っ払いが行くこともあるよー!」と教えていただいたからです。
どのように未成年判別をしますか、と伺ったところ「リストバンドで可視化するよ」とお答えいただき、こちらでも同様の方法を採択することにしました。
お店側や、参加者の方々に周知するため「赤は飲酒可能、青は飲酒不可だよ」を通達しましたが、一意性を持たせたかったため、すべてのリストバンドにねこを手描きしました。結果的によいお土産になったようでよかった…!
飲酒時のトラブル対策
未成年飲酒とも重なる部分もあるのですが、connpassで取れる情報(メールアドレスとハンドルネーム)では、例え顔が見える状態でも、何かトラブルがあった場合(最悪、意識を無くしたり、警察沙汰の喧嘩などが起こった場合)身元を確認できるものがないことが懸念点でした。
飲酒を希望される方には必ず身分証の提示をお願いすることで身分証持参を必須とさせていただき「最悪の場合は、財布から身分証引っこ抜いて確認できる、を担保しよう」という、アナログなリスク対策をしました。
また、ごりさんきりさんに泥酔する方の特徴や前触れなどを伝え、当日も会場を回りながら「ハッピー極まりそうだな」という方々を、周りの方にお水を飲ませるなどお願いしながら、できるだけアルコールオーバーフローを最低限におさえていました。たくさんの方々にご協力していただき、感謝です!
代金の徴収方法
「ドタキャン出たら俺が全部払うよ」ときりさんがおっしゃってくださいましたが、そんなことしたら末代まで花粉症がひどくなる的な呪いが降りかかりそうなため…めっちゃ考えました。
そもそも幹事経験はあるのですが、普段大学で顔を合わせいて家も本名も知ってる人々の飲み会企画と、インターネットで募り誰が来るかわからないアノニマスな飲み会企画では、同じ100名でもわけが違います。
また、受付時間と、お店での会計時間を最短にしたく、思いついたのが電子マネーでの事前集金でした。
この時意識したかったのが、あくまでもTwitterの匿名性というか、インターネットの人、の関係や距離感を保持することです。
あんまり個人情報をわたしに渡しすぎるのも、あれかなあ、と…
LINE payではLINEの交換の必要があるため、名前を好きに設定でき、友達追加の必要がない、かつ、お店が支払いに対応しているpaypayを採択しました。
大変だったのは
- 集金URLの発行が、スマホアプリ上でしかできなかった
- 送金時にメッセージを入れてもらわないと、誰かわからなかった
- マネーライトとかなんだこれ?わからねえ(とりあえず大丈夫だった)
などなど…
おかげさまで、ぺいぺい集金ますたーぶりが生まれました。
飲み代のみ徴収のため、イベント系がなにもできない
これはけっこう、心苦しかったです。
いろんなご意見をいただくたび「やりたいけどお金と時間が…」ともがき苦しみました。
リストバンド代のみわたし負担でマイナスになった形でしたが、後から考えるとほんと、時間さえあれば色々やりたかったなあ…
名札を自作していただくのは結果的によかったようでなによりです!
参加者管理
受付終了後にconnpassからcsvで参加者一覧を落とし、スプレッドシートで管理しました。
主な項目は
- 後述のアンケート内容
- 入金履歴
です。
Googleなしでは、開催不可能でした。ありがとうGoogle
3/18(土)参加者管理(見本) - Google スプレッドシート
参加フォーム
上記3つの対策を叶えるために、connpass参加登録者さんたちにアンケートを取ることにしました。
内容は
の5点。
connpassの一斉送信機能でGoogleフォームのURLを送るものの、迷惑メールに入ってることが多かったようで回収率が100%にならず…
また、Twitter連帯をされてなく、compass情報では誰だかわからない、compass IDを誤認されており、アンケートが来ても「これは誰だ」、AtCoder IDにTwitterが紐づいておらず「これは誰だ」、そもそもアンケートが回答されないこの人は誰だ…などなどで、泣きそうになったところ頭をよぎったのが、ツイ廃りゅーすけさんでした。
約10名のconnpass IDを送付したところ、ものの10分ほどで全員のTwitterを特定していただきました。おかげさまで全員と連絡が取れ、アンケートも無事に回収ができました!ありがとうコミュニケーションヤクザさん…!!
paypay集金
ご協力いただける方一人一人にURLを発行し、GASで作成したメールで一斉送信をしました。
- 3000円のpaypay集金URLをiPhoneのpaypayアプリで発行、コピー
- Apple ID連帯してあるMacBookでスプレッドシートにペースト
- 別シートにAtCoder ID、メールアドレス、URL、埋め込み変数を指定した本文(全て同一内容)の一覧を複製
- GASでGmail下書きにメールを一括作成
- 念の為さらりと確認しながら、送付
を、約70名分行いました。
一括下書き作成のGASコードはこちら。
function CreateDraft() { let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet(); let sheet = ss.getActiveSheet(); // 現在選択してるスプレッドシート let range = sheet.getDataRange(); // データが入っている範囲 let data = range.getValues(); // データの取得 for(let i = 1; i < data.length; i++){ let subject = 'PayPay支払いリンクのお知らせ'; // 件名 let recipient = data[i][0]; // 宛先 let name = data[i][1]; // 宛名 let qr = data[i][2]; // QRリンク let body = data[i][3]; // 本文 // 宛名の置き換え body = body.replace(/{{宛名}}/g,name); body = body.replace(/{{qr}}/g,qr); // 下書き作成 GmailApp.createDraft(recipient,subject,body); }; }
iPhoneでコピーしたものをMacBookで貼り付けられる機能に本当に助けられました…あれがなかったら発狂していた
そして、GASってべんり!!JavaScriptがもずくレベルでもできてよかったー
お店下見
平日朝から晩まで働いていたので、2日前になってやっと行けました…あと、土間土間には経験則的に絶対的信頼感があったので、はい。
- 予約時間、流れの確認
- 支払い方法の再確認(paypayが先、残りを現金)
- 受付場所の確認
- 座席の確認、通し方の確認
- 未成年飲酒対策のリストバンドの確認
- 人数の最終確認
を行い、隣のおいしそうなステーキ屋さんに尾を引かれながら帰宅したら…深夜1:00でした。オォン
参加者情報のスクレイピング、考察
ココアサンは独特の洞察力を持ってらっしゃりだいすきなのですが(突然の告白)
そういえば、ぶりおでん氏の大宴会?企画、折角100人単位で競プロerが集まるのな「tourist vs 100人で競プロ対決すると、勝つのは〇〇」みたいなのやって欲しい…(トリビア世代)
— スパークリング黒ココア (@bk_cocoa) 2023年3月14日
おもしろそうだったのでさっそくDMしてお願いし、スクレイピングはハイパー開発マンいまいまいさんにお願いしました。
そちらの結果記事はこちらです。
何度見ても参加者さんたちが、すごい…本当にありがとうございます…!!
開催当日
30分前に幹事組(ごりさん、きりさん、ぜんじさん、えてぃすさん)とカフェに集まりました、が、わたしは遅刻しました。ごめんなさい。
競プロer大宴会のロゴ(?)を印刷し、クリアファイルに入れて看板代わりにし、ゴリさんとぜんじさんにお店までの誘導をお頼みしました。
chokudaiさんが「キャンセル待ちです〜」と来てくださったときは、自分をキャンセルにしてでもお招きしようとおもいました、が、店員さんが「いいよ」って入れてくださいました。土間土間にしてよかった。
受付を開始したところ、思ったよりも時間がかかりました。
特に
- AtCoder IDの確認要員がわたしひとりであったこと
- 赤色リストバンド(飲酒)の身分証チェックと巻く人がきりさんだけだったこと
が大きな遅れ要因になってしまい、大変申し訳なかったです。
座席の誘導をお手伝いしてくださったakira kanaiさん、ほんとうにありがとうございます!
けむにくくんが「名札忘れた!」と言ってたので、友達にアドバイスいただいた『養生テープに名前を書く』で対処しました。が、肝心の名前を書き忘れ、養生テープだけを貼った謎状態になってしまった。ごめんひつじさん。
そんなこんなで、予定していた20:15を30分オーバーし、20:45スタートに…
しかし、店長さんが「いまから120分にしたので」とイケメン対応をしてくださり、惚れました。本当に土間土間にしてよかった2。
宴会中はピッチャーシステムの伝達などで叫び狂っており、交流らしい交流ができませんでしたが、みなさん乾杯してくださりありがとうございました!
目立ったトラブルはなく、1.5名ほど泥酔者が出ましたが、そばにいてくださった方々の協力で無事家まで届けられました。
あの場にいてくださったひとりひとりの心優しさと配慮、賢さがなければ、無事に終えることはできませんでした。
ほんとうに、ほんとうにありがとうございました!
#競プロer大宴会 にご参加いただいたみなさま、相談などたくさんのことにご協力いただいたみなさま、ほんとうにありがとうございました!
— burioden (@burioden) 2023年3月19日
近日中にブログを書きます。メール一斉送信したGASのコードもともに🔥
ちょくだいさんによる最小の自然数締めをお納めください。愛じゃ pic.twitter.com/gWz7OcFU4L
反省
- 受付の並列処理を実施すべきだった
- そもそもリストバンドを1種類にすれば良かったかもしれない(飲む人だけつける的な)
- そもそもこういう規模は企業開催にお任せすべきだった
- というか、せめて2ヶ月前から準備すべきだった。かなり無茶をした…珍しく、ほんとうに疲れた。ので、2次会に参加できなかった……
なので、半分やけになって行った翌日19(日)、函館空港のレストランで真っ昼間に飲んだガラナビールが、格別にウマかったです。
さいごに
改めて、参加してくださったみなさま、わたしの弱いところを支えてくださったみなさま、本当にありがとうございました!
どうか素敵なアルコールライフを!